Прокурор разъясняет
- 09 Декабря 2021, 10:23
Федеральным законом от 22.11.2021 №377-ФЗ в Трудовой кодекс Российской Федерации внесены изменения.
Принятыми поправками закреплена возможность создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде. Дублировать их на бумаге необязательно.
Электронный документооборот можно использовать в отношении практически всех кадровых документов, для которых предусмотрена обязательная бумажная форма. Новые правила не распространяются:
- на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы (распоряжения) об увольнении;
- документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.
При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.
Решение о переходе на электронный документооборот принимает работодатель.
Введении нового формата закрепляется локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем требуется определить:
- информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу "Работа в России");
- документы для ведения в электронном виде;
- работников, в отношении которых с их согласия станут применять новый формат;
- срок уведомления персонала о нововведении.
Применение новых правил разрешено в отношении сотрудников только с их письменного согласия, его также можно подать в электронном виде.
С 2022 года не понадобится спрашивать разрешения на использование безбумажного формата у тех, кто по состоянию на 31 декабря 2021 года не имеет опыта работы.
Порядок осуществления электронного кадрового документооборота должен быть утвержден с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем закрепляется сроки подписания работниками документов, регламент проведения инструктажей по вопросам кадрового взаимодействия в электронном виде и т.д.
Стороны трудовых отношений подписывают документы электронной подписью. Ее вид зависит от выбранной работодателем информационной системы и самих документов.
Например, усиленной квалифицированной ЭП можно применять во всех случаях. Однако работодатель обязан использовать ее для ряда документов в своей системе, например для трудового договора и приказа о дисциплинарном взыскании.
Расходы на получение сотрудником электронной подписи (если ее нет) и ее использование несет работодатель.
Если участники эксперимента по переходу на электронные документы не хотят возвращаться к бумажному формату, они могут применять правила к возникшим с 16 ноября правам и обязанностям (сразу после окончания эксперимента). Завершить переход на электронный кадровый документооборот им нужно до 1 июля 2022 года.
Требования к составу и форматам электронных документов будут применяться с 1 марта 2023 года.
Федеральный закон вступил в силу 22 ноября 2021 года.
Информация подготовлена старшим помощником прокурора области Манохиной О.С.
Прокуратура
Белгородской области
09 Декабря 2021, 10:23
Работодатели могут создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без их дублирования на бумаге
Федеральным законом от 22.11.2021 №377-ФЗ в Трудовой кодекс Российской Федерации внесены изменения.
Принятыми поправками закреплена возможность создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде. Дублировать их на бумаге необязательно.
Электронный документооборот можно использовать в отношении практически всех кадровых документов, для которых предусмотрена обязательная бумажная форма. Новые правила не распространяются:
- на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы (распоряжения) об увольнении;
- документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.
При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.
Решение о переходе на электронный документооборот принимает работодатель.
Введении нового формата закрепляется локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем требуется определить:
- информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу "Работа в России");
- документы для ведения в электронном виде;
- работников, в отношении которых с их согласия станут применять новый формат;
- срок уведомления персонала о нововведении.
Применение новых правил разрешено в отношении сотрудников только с их письменного согласия, его также можно подать в электронном виде.
С 2022 года не понадобится спрашивать разрешения на использование безбумажного формата у тех, кто по состоянию на 31 декабря 2021 года не имеет опыта работы.
Порядок осуществления электронного кадрового документооборота должен быть утвержден с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем закрепляется сроки подписания работниками документов, регламент проведения инструктажей по вопросам кадрового взаимодействия в электронном виде и т.д.
Стороны трудовых отношений подписывают документы электронной подписью. Ее вид зависит от выбранной работодателем информационной системы и самих документов.
Например, усиленной квалифицированной ЭП можно применять во всех случаях. Однако работодатель обязан использовать ее для ряда документов в своей системе, например для трудового договора и приказа о дисциплинарном взыскании.
Расходы на получение сотрудником электронной подписи (если ее нет) и ее использование несет работодатель.
Если участники эксперимента по переходу на электронные документы не хотят возвращаться к бумажному формату, они могут применять правила к возникшим с 16 ноября правам и обязанностям (сразу после окончания эксперимента). Завершить переход на электронный кадровый документооборот им нужно до 1 июля 2022 года.
Требования к составу и форматам электронных документов будут применяться с 1 марта 2023 года.
Федеральный закон вступил в силу 22 ноября 2021 года.
Информация подготовлена старшим помощником прокурора области Манохиной О.С.
