Прокурор разъясняет - Прокуратура Владимирской области
- 28 мая 2014, 00:27
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать по письменному заявлению работника в трехдневный срок копии документов, связанных с работой. Наиболее часто работник среди такого рода документов запрашивает справку с места работы. Прежде всего, следует обратить внимание на то, что законодатель требует от работника подачи письменного заявления по каждому факту запроса документов, связанных с работой.
И это требование закона нельзя игнорировать, по причине необходимости
защиты персональных данных работника.
Юридическую силу будет иметь та справка, которая оформлена в соответствии с законодательством и правилами делопроизводства. Работник при подаче заявления о выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью, должен указать для каких целей ему потребуется справка: для разных целей используются разные справки.
Во многих случаях та или иная цель последующего использования документа требует внесения текста или иных значений в утвержденную, установленную уполномоченным органом власти форму. И документ, созданный не по форме, не будет иметь никакой юридической силы, и работнику снова придется обращаться повторно за выдачей справки.
Так, форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, была утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 30.04.2013 N 182н. Поэтому выдача информации о начисленных страховых взносах в иной форме недопустима: новый работодатель такой документ не примет к учету.
А для подтверждения страхового стажа, необходимого для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, нужна совсем другая справка. Требования к ее содержанию изложены в п. 23 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 11.09.2009).
Справка, выдаваемая в целях подтверждения периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж, должна содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы).
Когда информация о работнике поступила в архив (такое чаще всего происходит после его увольнения), то необходимо уже обращение к архивным документам.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Если документация, необходимая для формирования текста справки, из архива организации уже поступила на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, то за три рабочих дня выполнение запроса бывшего работника уже невозможно.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации.
Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством РФ. Допускаются изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем, документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам по нотариально заверенной доверенности.
Начальник отдела кадров
Прокуратура
Владимирской области
Прокуратура Владимирской области
28 мая 2014, 00:27
О справках, выдаваемых работнику
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать по письменному заявлению работника в трехдневный срок копии документов, связанных с работой. Наиболее часто работник среди такого рода документов запрашивает справку с места работы. Прежде всего, следует обратить внимание на то, что законодатель требует от работника подачи письменного заявления по каждому факту запроса документов, связанных с работой.
И это требование закона нельзя игнорировать, по причине необходимости
защиты персональных данных работника.
Юридическую силу будет иметь та справка, которая оформлена в соответствии с законодательством и правилами делопроизводства. Работник при подаче заявления о выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью, должен указать для каких целей ему потребуется справка: для разных целей используются разные справки.
Во многих случаях та или иная цель последующего использования документа требует внесения текста или иных значений в утвержденную, установленную уполномоченным органом власти форму. И документ, созданный не по форме, не будет иметь никакой юридической силы, и работнику снова придется обращаться повторно за выдачей справки.
Так, форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, была утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 30.04.2013 N 182н. Поэтому выдача информации о начисленных страховых взносах в иной форме недопустима: новый работодатель такой документ не примет к учету.
А для подтверждения страхового стажа, необходимого для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, нужна совсем другая справка. Требования к ее содержанию изложены в п. 23 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 11.09.2009).
Справка, выдаваемая в целях подтверждения периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж, должна содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы).
Когда информация о работнике поступила в архив (такое чаще всего происходит после его увольнения), то необходимо уже обращение к архивным документам.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Если документация, необходимая для формирования текста справки, из архива организации уже поступила на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, то за три рабочих дня выполнение запроса бывшего работника уже невозможно.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации.
Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством РФ. Допускаются изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем, документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам по нотариально заверенной доверенности.
Начальник отдела кадров