Документы - Прокуратура Республики Мордовия

Прокуратура Российской Федерации

Прокуратура Республики Мордовия

ПРИКАЗ

Саранск

О порядке регистрации, прохождения, учета и осуществления контроля документов в автоматизированной системе ведомственного документооборота

В целях упорядочения в аппарате прокуратуры республики приема, регистрации и учета поступающей корреспонденции, осуществления надлежащего контроля за разрешением и исполнением документов, во исполнение приказа Генерального прокурора Российской Федерации от 22.06.2006 № 31 «Об утверждении Временного положения о регистрации и прохождении документов особого контроля в автоматизированной системе ведомственного документооборота», руководствуясь ст. 18 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Производить регистрацию, учет, рассмотрение и исполнение документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, утвержденной приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450.

2. Утвердить Положение о регистрации, прохождении, учете и осуществлении контроля документов в автоматизированной системе ведомственного документооборота АИК «Надзор».

3. Утвердить Перечень документов, подлежащих обязательному контролю прокурором Республики Мордовия.

3.1. Контроль за исполнением положений и требований, содержащихся в документах, взятых на контроль прокурором республики, осуществлять старшему помощнику прокурора республики по организационном вопросам и контролю исполнения и старшему помощнику прокурора республики по рассмотрению обращений и приему граждан в соответствии с функциональными обязанностями, непосредственный контроль — заместителям прокурора республики или руководителю структурного подразделения, указанному в резолюции первым.

3.2. Заместителям прокурора республики брать документы на контроль по своему усмотрению. Непосредственный контроль за их исполнением осуществлять руководителю структурного подразделения, указанному в резолюции первым.

4. Начальнику отдела общего и особого делопроизводства, начальникам управлений, отделов (на правах управлений), старшим помощникам прокурора республики организовать работу таким образом, чтобы автоматизированная система ведомственного документооборота обеспечила учет каждого поступающего документа, надлежащий контроль за его прохождением, своевременность информирования прокурора республики об исполнении его поручений, о результатах проверок, о направлении ответов депутатам, заявителям, иным заинтересованным лицам.

5. Признать утратившим силу приказ прокурора республики от 19.04.2010 № 65 «О порядке приема, регистрации, учета поступающей корреспонденции и осуществлении контроля за ее исполнением».

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя прокурора республики Мяльдзина Р. З.

С приказом ознакомить работников аппарата прокуратуры республики.

ПОЛОЖЕНИЕ
о регистрации, прохождении, учете и осуществлении контроля документов в автоматизированной системе ведомственного документооборота АИК «Надзор»

Настоящее Положение устанавливает единый порядок прохождения документов, а также документов взятых на контроль в прокуратуре республики, их регистрации и учета, результатов разрешения в автоматизированной системе ведомственного документооборота (далее — АИК «Надзор»).

1. Прием, обработка и распределение поступающих документов

1.1. Все документы, в том числе документы, подлежащие контролю прокурора республики и его заместителей, за исключением документов, имеющих гриф секретности, поступившие в прокуратуру республики почтой, телеграфом, фельдъегерской службой и по иным каналам связи, в системе АИК «Надзор» регистрируются старшими специалистами 1 разряда отдела общего и особого делопроизводства согласно распределению обязанностей.

1.1.1. Документы, поступающие в прокуратуру республики на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и передаются исполнителям.

1.1.2. В случае принятия подлежащих контролю со стороны прокурора республики и его заместителей документов на личном приеме их регистрацию осуществляют специалисты отдела общего и особого делопроизводства согласно распределению обязанностей.

1.1.3. При регистрации входящего документа в системе АИК «Надзор» заполняются соответствующие поля регистрационной карточки (далее — РК). Затем в электронном виде заполняется «Журнал передачи» документа, в котором отображается передача бумажного носителя документа.

1.2. При поступлении повторных документов от одного и того же лица по одному и тому же вопросу они регистрируются в аналогичном порядке. При этом на этапе предварительного рассмотрения в новой РК дается ссылка на регистрационный номер предыдущего документа (поле «Связки»).

В каждом случае передачи документа из одного структурного подразделения в другое делается соответствующая отметка в журнале передачи в автоматизированной системе документооборота.

1.3. Документы регистрируются в зависимости от того, к какой группе они относятся, путем выбора из прилагаемого электронного списка.

В основном окне РК в окне «Основные реквизиты» заполняются следующие поля: «Дата регистрации» (автоматически установлено текущее число), «Корреспондент», «Исх. №», «Дата», «Кому», «Состав», «Доставка», «Содержание», в окне «Дополнительные реквизиты» указываются фигуранты по документу и их роли. При поступлении документов, подлежащих контролю, с сопроводительным письмом в режиме «Сопроводительные документы» заполняются поля «Корреспондент», «Исх. №», «Дата», «Подписал».

Для граждан заполняются поля: «Ф. И. О.», «Индекс», «Город», «Регион», «Статус» (военнослужащий, инвалид, члены семьи военнослужащих, несовершеннолетний и др.), «Н/П», «Адрес», паспортные данные: «Серия», «Номер» и «Кем выдан», «Пол», «Телефон» (если указан) и «Примечание».

Для юридических лиц заполняются поля: «Название», «Регион», «Индекс», «Город», «Адрес», «Телефон», «Факс», «Примечание».

Номер нового документа в системе генерируется самостоятельно и является единственным номером и неотъемлемой частью каждого документа.

После регистрации входящего документа в его правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование «Прокуратура Республики Мордовия», дату и время регистрации и его регистрационный номер.

Старшие специалисты 1 разряда передают обращения граждан и организаций старшему помощнику прокурора республики по рассмотрению обращений и приему граждан, ведомственные контрольные документы — помощнику прокурора республики по организационным вопросам и контролю исполнения для предварительного рассмотрения только после соответствующей отметки в журнале передачи.

Старший помощник прокурора республики по рассмотрению обращений и приему граждан наводит справки по имеющимся картотекам в отношении фигурирующих лиц, указанных в обращениях.

В случае установления документов, зарегистрированных в базе данных, от одного и того же адресата по одному и тому же вопросу их следует электронным образом связать, выбрав соответствующий тип связки. Только после отметки в журнале передачи документ передается прокурору республики. Одновременно представляются и имеющиеся в прокуратуре республики материалы.

Направлять документы, подлежащие контролю прокурора республики, в структурные подразделения без доклада прокурору республики запрещается.

1.4. По возвращении документов с доклада специалистами 1 разряда заполняются в окне «Резолюция» следующие поля: «Автор», «Текст», «Дата от», «Плановая дата» (30 дней с момента регистрации, если не установлено иное), «Промежуточная дата» (за 3 дня до истечения контрольного срока, если не установлено иное), «Исполнитель», «Контролер».

После этого для проверки правильности заполнения контрольных сроков обращения граждан и организаций вместе с контрольными карточками передаются старшему помощнику прокурора республики по рассмотрению обращений и приему граждан, ведомственные контрольные документы с карточками — помощнику прокурора республики по организационным вопросам и контролю исполнения.

Только после этих операций документы передаются соответствующему заместителю прокурора республики или в структурное подразделение согласно резолюции с обязательной отметкой в «Журнале передачи». Первый экземпляр карточки направляется с документом исполнителю. Помощнику прокурора республики по организационным вопросам и контролю исполнения незамедлительно направляется 2-й экземпляр контрольной карточки.

1.5. Старшими специалистами 1 разряда, обеспечивающими работу приемных заместителей прокурора республики, заполняются в окне «Резолюция» поля: «Автор», «Текст», «Дата от», «Плановая дата», «Промежуточная дата», «Исполнитель», «Контролер».

Документ должен быть исполнен в установленный руководителем срок. Поручение, содержащее отметку «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Отметка «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения.

Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в течение 30 дней, если не установлено иное.

1.6. На документы, взятые на контроль прокурора республики, ставится штамп «Контроль прокурора республики», заместителя прокурора республики — «Контроль». Они передаются для последующей регистрации, учета, перевода, рассмотрения, исполнения, подписания, печатания, снятия копий и отправки отдельно от общей почты.

1.7. После произведения в АИК «Надзор» всех необходимых отметок распечатывается контрольная карточка в двух экземплярах, на которой также проставляются штампы.

Только после этих операций документ передается в структурное подразделение для рассмотрения по существу.

1.8. Прокурорские работники — исполнители при поступлении к ним минуя канцелярию контрольных документов незамедлительно передают их для регистрации и проставления соответствующих отметок в АИК «Надзор» старшему специалисту 1 разряда подразделения, а при необходимости — извещают организационно-контрольное подразделение.

2. Рассмотрение и исполнение контрольных документов

2.1. Поручения или задания, обусловленные определенным сроком, исполняются не позднее указанной в них даты. Проекты документов во исполнение поручений представляются на подпись руководителю прокуратуры не позднее чем за три дня до истечения установленного контрольного срока, если не установлено иное.

По контрольным документам материалы на подпись в обязательном порядке передаются в подобранном виде, только через канцелярию с обязательной отметкой в АИК «Надзор» в поле «Журнал передачи».

После подписания руководителем документов они передаются на регистрацию в канцелярию подразделения с последующим заполнением полей «Связки», «Отчет исполнения», «Дата исполнения».

В ходе разрешения контрольных документов все внутренние и исходящие документы регистрируются в АИК «Надзоре», как связанные с основным документом, соответствующим типом связок с распечаткой на двух экземплярах штампа с регистрационным номером. Передача документа фиксируется в «Журнале передачи». После этого он передается в экспедицию для отправки внешним адресатам, либо направляется в соответствующее подразделение.

2.2. В РК подготовленных к отправке документов в структурных подразделениях в обязательном порядке в окне «Адресаты» должны быть заполнены поля: «Адресат», «Состав», «Кому» (для организаций).

Исполнитель — прокурорский работник структурного подразделения при передаче исполненного документа для регистрации и отправки обязан проинформировать старшего специалиста 1 разряда о результате рассмотрения документа для внесения этих данных в систему АИК «Надзор», указав на копии документа свою фамилию и инициалы; результат рассмотрения документа (обращения), например: «удовлетворено», «отклонено», «дано разъяснение»; характер обращения (на основании заполненной статкарточки), например: «по вопросам транспорта»; отношение к основному документу, например: «соисполнитель».

В экспедиции для подготовленных к отправлению вовне документов формируются реестры внешней отправки отдельно по видам (фельдсвязь, почта и др.) на соответствующую дату.

После этого в РК отправленных по реестрам внешней отправки документов устанавливается фактическая дата и вид отправки, т. е. автоматически производится заполнение в окне «Адресаты» полей «Дата отправки» и «Вид отправки».

2.3. После завершения работы над документом, подписания его руководством и сообщения заинтересованным лицам старшим специалистом 1 разряда подразделения из системы АИК «Надзор» распечатывается оформленная контрольная карточка, подписывается и датируется и направляется помощнику прокурора республики по организационным вопросам и контролю исполнения.

Помощник прокурора республики по организационным вопросам и контролю исполнения при получении оформленной контрольной карточки в АИК «Надзор» должен снять отметку о «контроле» путем внесения фактической даты исполнения документа в резолюцию.

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подлежащих обязательному контролю прокурора Республики Мордовия

1. Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей (приказы, указания, распоряжение, договоры, инструкции, положения, методические указания, информационные письма, обзоры, протоколы или выписки из него, памятки), решения коллегиальных органов, а также другие документы (планы, задания, поручения и т. п.) с конкретными сроками исполнения, находящиеся на контроле в Генеральной прокуратуре Российской Федерации.

2. Обращения и запросы по ним, поступившие от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

обращения и запросы по ним, поступившие от руководителей Счетной палаты Российской Федерации;

обращения и поручения из Генеральной прокуратуры Российской Федерации, в том числе связанные с рассмотрением запросов и обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, иные поручения;

обращения и запросы по ним, поступившие от руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Приволжском федеральном округе;

обращения и запросы по ним, поступившие от Главного федерального инспектора по Республике Мордовия;

запросы и обращения депутатов Государственного Собрания Республики Мордовия;

запросы и обращения Главы Республики Мордовия, Председателя Государственного Собрания Республики Мордовия, Председателя Правительства Республики Мордовия;

обращения и запросы по ним, поступившие от руководителей судебных, правоохранительных, контролирующих органов Республики Мордовия;

обращения и запросы по ним, поступившие от руководителя Общественной палаты Республики Мордовия, руководителя Счетной палаты Республики Мордовия, Уполномоченного по правам человека в Республике Мордовия; Уполномоченного по правам ребенка в Республике Мордовия;

обращения (запросы), в которых обжалуются решения заместителей, начальников управлений (отделов), старших помощников прокурора республики, а также обращения, в которых содержатся сведения о наиболее грубых нарушениях закона, прав и свобод человека и гражданина;

обращения по фактам коррупции, злоупотребления служебным положением и иных правонарушений, допущенных работниками органов прокуратуры Республики Мордовия, а также руководителями представительных и законодательных органов Республики Мордовия.

3. Другие документы и обращения по усмотрению прокурора республики и после доклада заместителей прокурора, старших помощников по организационным вопросам и контролю исполнения, по рассмотрению обращений и приему граждан;

поручения прокурора республики с конкретными сроками исполнения;

поручения прокурора республики, содержащие отметку «срочно» или «оперативно».